In deze Privacyverklaring staat hoe LIMES international B.V. (LIMES) privacygevoelige informatie verwerkt en verzameld. Deze wordt door LIMES via de cliënt, prospect en/of derden, zoals ondernemingen en instellingen die aan LIMES gegevens verstrekken over hun werknemers of zakelijke relaties, direct verkregen. LIMES houdt zich aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, welke met ingang van 25 mei 2018 (AVG) van kracht is.

Welke gegevens worden verwerkt?

De persoonsgegevens die o.a. door LIMES worden verwerkt voor het uitvoeren van opdrachten zijn in het algemeen:

• Personalia zoals naam, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat.
• Contactgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer, postadres.
• Financiële gegevens zoals salaris, andere inkomsten, investeringen, uitkeringen, fiscale status.
• Functiegegevens zoals informatie over opleiding, functieprofiel, ervaring, prestaties.
• Alle overige persoonsgegevens die direct door de cliënt worden verstrekt om de opdracht uit te voeren.

Voor bepaalde opdrachten verwerkt LIMES ook bijzondere categorieën persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in geval van immigratie waarbij LIMES identificatiedocumenten van de overheid moet verwerken die mogelijk biometrische gegevens bevatten, strafblad of gegevens waaruit mogelijk ras of etnische afkomst blijkt.

LIMES zal de persoonsgegevens uitsluitend aanwenden voor de in deze Privacyverklaring beschreven grondslagen. De persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd. LIMES gebruikt de verkregen persoonsgegevens voor de doeleinden die worden beschreven in de Privacyverklaring of zoals anderszins aangegeven op het moment van verzamelen. LIMES raadt aan om voorafgaand aan het verstrekken van de persoonsgegevens de Privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is LIMES transparant over waarom en hoe de verwerking plaatsvindt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle entiteiten van LIMES en haar werknemers die de persoonsgegevens verwerken:

• LIMES international tax + global mobility B.V.
• LIMES international immigration + relocation B.V.
• LIMES international human resources B.V.
• activpayroll Netherlands B.V. handelend onder de naam LIMES international payroll
• LIMES international pension + insurance B.V.
• LIMES international legal B.V.
• LIMES international vat + customs B.V.
• LIMES international vat rep B.V.
• Dutch Tax Returns B.V.

Voorschoterweg 23G, 2235 SE Valkenburg ZH
Postbus 504, 2300 AM Leiden
Kamer van Koophandel: 27318095
Vestigingsnummer: 000017995973

De websites zijn:

• www.limes-int.com
• www.limesacademy.com
• www.dutchtaxreturns.nl

Data Protection Officer (DPO) LIMES

Mochten er vragen zijn over deze Privacyverklaring, neem dan contact op met:
Corine Freke: corine@limes-int.com / privacy@limes-int.com
Jacqueline van Duijn: jacqueline@limes-int.com / privacy@limes-int.com

Grondslagen / doeleinden van gegevensverwerking

LIMES verzamelt de persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Op basis van toestemming (deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken).
• Voor het uitvoeren of nakomen van de overeenkomst.
• Voor het uitvoeren of nakomen van de overeenkomst met derde partijen.
• Voor het uitvoeren of nakomen van een wettelijke verplichting.
• Ter behartiging van gerechtvaardigd belang, namelijk marketingdoeleinden.

Op welke wijze worden persoonsgegevens verwerkt?

LIMES verzamelt en verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van haar bedrijfsvoering, om producten en diensten onder de aandacht te brengen, uit te voeren en beschikbaar te stellen. De verstrekte informatie zal worden gebruikt om de opdrachtgever te voorzien van de gevraagde diensten die zijn vastgelegd in de acceptatie van de opdrachtbevestiging of middels de acceptatie van de prijsopgave per e-mail. Voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen LIMES geldt dat alleen die gegevens worden gebruikt die door de opdrachtgever actief zijn aangeleverd. De aangeleverde persoonsgegevens worden niet, zonder voorafgaande toestemming, gebruikt voor een ander doel dan waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

LIMES verstrekt de persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de Belastingdienst, Politie of Toezichthouders). Met bedrijven die de persoonsgegevens verwerken in opdracht van LIMES (bijvoorbeeld softwareleveranciers) is een verwerkersovereenkomst gesloten conform de Europese en de Nederlandse privacyregelgeving. LIMES zal de persoonsgegevens, zonder expliciete voorafgaande toestemming, niet voor commerciële doeleinden aan derden verstrekken.

LIMES bewaart alle verzamelde en verwerkte gegevens in beveiligde datacentra. Indien LIMES in het kader van de opdracht, na schriftelijke toestemming, de persoonsgegevens deelt met een kantoor die gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte, neemt LIMES alle nodige voorzorgsmaatregelen om een correct beschermingsniveau te garanderen in de zin van de ‘Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)’.

Privacy rechten van de cliënt

De cliënt heeft met betrekking tot de verstrekte persoonsgegevens een aantal wettelijk bepaalde rechten:

• Recht op informatie
• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op vergetelheid
• Recht op dataportabiliteit
• Recht van bezwaar
• Recht op de beperking van de verwerking
• Recht op menselijke blik bij besluiten

Gebruikmaking van deze rechten kunnen worden gehonoreerd zodra LIMES de identificatie van de cliënt voldoende heeft vastgesteld. De verzoeken die betrekking hebben op deze rechten zullen door LIMES binnen een maand na de aanvraagdatum worden afgehandeld.

Klacht over gebruik persoonsgegevens

Indien de cliënt een klacht heeft over het gebruik van de persoonsgegevens door LIMES dan kan de cliënt in contact te treden met de DPO van LIMES. Indien de cliënt niet tevreden is met de afhandeling van de klacht dan kan er contact opgenomen worden met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Bewaartermijn

LIMES bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt maar in elk geval zo lang als de wet vereist. Op basis van de wettelijke verplichting is LIMES verplicht om de persoonsgegevens tot ten minste 5 jaar na het beëindigen van de cliëntrelatie te bewaren. Indien de cliënt zich beroept op het recht van vergetelheid dan zal LIMES het volledige dossier afschermen zodat deze alleen nog maar toegankelijk voor de DPO.

Aanpassen Privacyverklaring

LIMES zal deze Privacyverklaring regelmatig wijzigen of bijwerken en op de website publiceren. Aan de revisiedatum is te zien wanneer dit voor het laatst is gedaan. Het is daarom raadzaam om de Privacyverklaring met regelmaat te bekijken.

Laatste update: 2 maart 2021
Download hier de Privacyverklaring in PDF